Wie gebe ich ein standardmäßiges Export-Verzeichnis für das Speichern und Ablegen von Rechnungen an?

Veröffentlicht am 

 von 

 in 

Wie gebe ich den Export-Pfad an?

Beim Exportpfad handelt es sich um den Ordner-/Verzeichnispfad, unter welchem die exportierte PDF-Rechnung gespeichert werden soll. In den Einstellungen bzw. Stammdaten kann man für jedes Projekt einen Export-Pfad festlegen. Damit spart man sich viele Klicks, um braucht nicht jedes Mal im „Speichern„-Dialog zum jeweiligen Verzeichnis navigieren, was den Workflow immens verbessert.

Und in den meisten Fällen wird man die Rechnungen seines Unternehmens oder seines Mandanten immer in ein und demselben Ordner speichern. Viele legen die Rechnungen nach Jahresscheiben ab, sodass es fürs jeweilige Jahr einen Ablagepfad mit der Jahreszahl gibt.

Es gibt verschiedene Varianten den Exportpfad anzugeben. Rufen Sie dazu mit der Taste F4 oder über das Menü Bearbeiten => Stammdaten die Stammdateneinstellungen auf und wählen Sie dann Exportpfad aus.

Variante 1: Kein Exportpfad

Screenshot von QuickBill-Software Stammdaten leerer Exportpfad.

Wenn Sie das Textfeld für den Exportpfad leer lassen, dann wird beim Exportieren der PDF-Rechnung automatisch im „Speichern unter“-Dialog der Verzeichnispfad geöffnet, indem sich auch die Projektdatei befindet.

Variante 2: Absoluter Pfad

Screenshot von QuickBill-Software: es wird ein absoluter Verzeichnispfad als Exportverzeichnis angegeben

Es ist auch möglich einen absoluten Pfad anzugeben. Absolute Verzeichnispfade beginnen immer mit einem Laufwerksbuchstaben, wie C:\…. Diese eigenen sich, wenn Sie die Rechnung lokal auf einem Laufwerk Ihres Computers exportieren wollen. Aber auch die Angabe von eingebundenen Netzlaufwerken sind möglich.

Beispiele sind:

  • C:\Users\youruser\Documents\Firma\2024
  • D:\Users\youruser\Synertech-GmbH\2027

Den absoluten Verzeichnispfad können Sie händisch eingeben oder ins Textfeld reinkopieren oder über das Ordnersymbol auswählen.

Variante 3: Relativer Pfad

Beim relativen Pfad/Verzeichnispfad wird das Exportverzeichnis ohne führenden Laufwerksbuchstaben angegeben.

Die Verwendung von relativen Exportpfaden bietet sich insbesondere dann an, wenn Rechnungen mittels der Rechnungssoftware Quick-Bill von mehreren Bearbeitern bzw. von verschiedenen Computer erstellt werden und die zugehörige Projektdatei auf einem Shared Medium, beispielsweise einem synchronisiertem Cloud-Laufwerk, liegt. In diesem Fall können die absoluten Ordnerpfade sich zwischen den Bearbeitern unterscheiden, während die relativen Pfad im Bezug auf die Projekt-/Mandantendatei gleich sind.

Wichtig: Ein relativer Exportpfad ist immer relativ bzw. steht immer in Bezug zum Speicherort der Projekt-/Mandantendatei.

Bei der Angabe des relativen Pfad kann man kann prinzipiell zwei Fälle unterscheiden:

Fall 1: Exportpfad selbe Ordnerebene

In diesem Fall befindet sich der Exportpfad auf derselben Ordnerebene wie das Verzeichnis, indem die Projekt-/Mandantendatei gespeichert ist.

Screenshot Angabe des Exportverzeichnisses als relativer Pfad, wenn sich Projektdatei auf derselben Verzeichnisebene befindet

In diesem Fall befinden sich hinten und vorne keine Backslashs. Die relative Pfadangabe kann dann wie folgt aussehen:

  • MeriGmbH\2024
  • QuickBill\Rechnungen\MetallSchulzeGbR\2027

Fall 2: Exportpfad übergeordnete Verzeichnisebenen

Falls Sie jedoch relativ zum Speicherort der Projekt-/Mandantendatei in eine übergeordneten Verzeichnisebene die fertigen Rechnungen ablegen möchten, dann kann man jede übergeordnete Ordnerebene mit „..\“ symbolisieren.

..\“ steht jeweils für eine Ordnerebene höher. Benötigt man zwei Verzeichnisebenen höher, stellt man „..\..\“ voran, bei drei Ordnerebenen höher „..\..\..\“ usw.

Screenshot mit Angabe eines relativen übergeordneten Verzeichnispfad für den Export von Rechnungen

In dem Bild sieht man die Angabe eines relativen Verzeichnispfad für den Export der Rechnungen in einen Ordnerpfad der sich eine Ebene höher befindet. Bei diesem Beispiel befindet sich die Projekt-/Mandantendatei auf dem Desktop. Durch das voranstellen von „..\“ gelangt man unter Windows in den User-Ordner. Und nun kann man dahinter einen beliebigen Pfad innerhalb des User-Ordners angeben.

2 Antworten zu „Wie gebe ich den Export-Pfad an?“

  1. Erste Schritte! – QuickBill – Rechnung schnell erstellt

    […] Weiter Information, zum Exportpfad und wie man diesen eingibt, finden sie hier. […]

  2. Welches PDF-Format für Rechnungen? – QuickBill – Rechnung schnell erstellt

    […] Dokumentieren Sie, zum Beispiel in einer Verfahrensdokumentation, Ihre PDF-Einstellungen für einheitliche Ergebnisse und speichern Sie die entsprechenden Einstellungen in der Softwarekonfiguration für den Export der Rechnungen. […]

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert