Welches PDF-Format für Rechnungen?

Rechnungen schreiben ist eine Wissenschaft für sich, wenn man blindlings losschreibt, kann man viel falsch machen. Es gibt hier viele Vorgaben, die aus den Steuergesetzen, speziell den Umsatzsteuergesetz (UstG) kommen und Pflichtangaben fordern. Auch aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff => länger geht’s nicht; typisch Deutsch) resultieren Forderungen zum Erstellen einer Rechnung. Rechnungen als PDF-Dateien zu versenden, ist mittlerweile Standard. Aber nicht jedes PDF ist gleich – es gibt unterschiedliche PDF-Standards, die für verschiedene Zwecke optimiert sind. Da fragt man sich natürlich, in welchem PDF-Format man seine Rechnungen speichern muss und versenden darf?

Anforderungen an eine PDF-Rechnung

Eine digitale Rechnung muss nicht nur lesbar, sondern auch archivierbar und maschinell auswertbar sein. Die wichtigsten Anforderungen sind:

• Unveränderlichkeit: Die Rechnung sollte nachträglich nicht mehr manipulierbar sein.
• Langzeitarchivierung: Sie muss über mehrere Jahre hinweg lesbar bleiben.
• Maschinelle Verarbeitung: Steuerberater und Buchhaltungssoftware sollen die Daten automatisch auslesen können.
• Rechtskonformität: wie oben erwähnt: Die Rechnung muss die gesetzlichen Vorgaben erfüllen (z. B. GoBD in Deutschland oder UStG in der EU).

PDF/A – Der Standard für die Archivierung

Das PDF/A-Format (ISO 19005) wurde speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt und eignet sich ideal für Rechnungen. Die wichtigsten Vorteile:

• Langfristige Lesbarkeit: PDF/A stellt sicher, dass alle Schriftarten eingebettet sind und das Dokument auch nach vielen Jahren noch korrekt angezeigt wird.
• Unveränderbarkeit: Die Datei kann nachträglich nicht ohne sichtbare Änderungen manipuliert werden.
• Kein JavaScript oder externe Inhalte: Das Format erlaubt keine eingebetteten Skripte oder nicht standardisierte Elemente, was die Sicherheit erhöht. Auch die Zustellbarkeit wird dadurch erhöht, weil rigorose IT-Richtlinien in manchen Firmen solche PDFs blockieren.

Welches PDF/A-Format ist am besten für Rechnungen?

PDF/A gibt es in verschiedenen Versionen:

• PDF/A-1b: Die Basisversion, die sich auf die visuelle Reproduzierbarkeit konzentriert.
• PDF/A-2u: Unterstützt Unicode-Text, was für maschinelle Verarbeitung vorteilhaft ist. Es gibt hier noch die Untervarianten PDF/A-2b (Basis Conformance) und PDF/A-1a (Accessible Conformance), welche ein paar Erweiterung implementiert, wie Einbettung von OpenType-Schriftarten.
• PDF/A-3: Erlaubt das Einbetten von XML-Dateien wie ZUGFeRD (mehr dazu unten).

Für Rechnungen empfiehlt sich PDF/A-3, wenn du strukturierte Daten einbetten möchtest, oder PDF/A-2u, wenn du nur ein sicheres, langzeitarchivierbares Format benötigst.

Im Adobe Reader wird zum Beispiel oben als Informationshinweis angezeigt, wenn es sich um eine PDF-Rechnung im Archivformat handelt. In diesem Fall wird die Rechnung schreibgeschützt geöffnet, um Änderungen zu verhindern.

ZUGFeRD – Das PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine Hybridlösung, die ein PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Quasi das Beste aus zwei Welten. Dies ermöglicht:

• Automatische Verarbeitung: Buchhaltungssoftware kann die Rechnungsdaten direkt auslesen, ohne dass eine OCR-Texterkennung nötig ist.
• Menschliche Lesbarkeit: Die PDF-Datei bleibt weiterhin für Menschen verständlich.
• EU-konforme E-Rechnung: ZUGFeRD in der Version 2.1 entspricht der EN 16931 und ist damit kompatibel mit der europäischen Norm für elektronische Rechnungen.

Nachteil ist natürlich, dass das wieder die Komplexität erhöht und man mit einem einfachen Textverarbeitungsprogramm, wie Mircrosoft Word, oder Tabellenkalkulationsprogramm, wie Excel, nicht mehr seine Rechnungen erstellen kann. Das trifft dann als hauptsächlich Freelancer, Freischaffende, Kleinunternehmer, die nur gelegentlich eine Rechnung erstellen müssen. Zusätzliche Tools, Plugins oder Apps werden notwendig, die Freelancer/Kleinunternehmer bei der Rechnungserstellung mit ZUGFeRD unterstützen. Größere Unternehmen haben bereits etablierte Buchhaltungssoftware, wofür sie viel Geld bezahlen, und bekommen solche Funktionen per Update bereitgestellt.

Technische Anforderungen beachten

Man sieht, dass das PDF/A-Format insbesondere ab PDF/A-2 viele Features unterstützt, aber auch einige Features ausgeschlossen sind. Bei der Erstellung von Rechnungen im PDF/A Format sollte man deshalb folgende Punkte beachten:

• Verwenden Sie Standard-Schriftarten oder betten Sie spezielle Fonts ein
• Verzichten Sie auf Ebenen und Transparenzen
• Komprimieren Sie eingebettete Bilder mit mindestens 150 dpi
• Fügen Sie keine interaktiven Elemente ein
• Stellen Sie sicher, dass alle Farben im RGB- oder CMYK-Farbraum definiert sind

In den meisten Fällen werden Sie das aber nicht selber in der Hand haben oder sich jedes Mal darum kümmern wollen.

Praxistipps für die Umsetzung

Die Verwendung von PDF/A lässt sich mit moderner Software einfach umsetzen:

• Nutzen Sie aktuelle Bürosoftware mit PDF/A-Export
• Man kann erzeugte PDFs mit einem Validator online prüfen
• Implementieren Sie automatische Konvertierung ins PDF/A-3 in Ihrem Rechnungsprozess; machen Sie keine Unterschiede vom Geschäftspartner, wenn nicht notwendig, ob B2B oder B2C oder Rechnungen fürs Ausland, dann ist man auf der sicheren Seite
• Dokumentieren Sie, zum Beispiel in einer Verfahrensdokumentation, Ihre PDF-Einstellungen für einheitliche Ergebnisse und speichern Sie die entsprechenden Einstellungen in der Softwarekonfiguration für den Export der Rechnungen.

Fazit: Welches PDF-Format solltest du verwenden?

• PDF/A-3 mit ZUGFeRD ist ideal und wird zum „Muss“, wenn du Rechnungen versendest, die sowohl maschinell auslesbar als auch langfristig archivierbar sein sollen. Insbesondere im B2B-Verhältnis, also wenn Rechnungen an andere Firmen oder öffentliche Stellen gehen.
• PDF/A-2u ist eine gute Wahl, wenn du eine sichere und langzeitbeständige Rechnung ohne eingebettete Daten benötigst. Im B2C-Geschäft, also zum Beispiel mit privaten Endkunden, ist das ausreichend, weil hier noch keine Pflicht zur elektronisch auslesbaren Rechnung besteht.
• Normales PDF (PDF 1.7 oder höher) kann für einfache Rechnungen ohne Archivierungsanforderungen ausreichend sein, ist aber nicht ideal für Langzeitaufbewahrung oder automatisierte Buchhaltung. Es wird deshalb davon abgeraten noch dieses Format für Rechnungen zu verwenden.

Durch die Wahl des richtigen PDF-Formats kann man also sicherstellen, dass deine Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und problemlos verarbeitet werden können. Das wird spätestens dann zur tragenden Bedeutung, wenn eine Buchprüfung durch das Finanzamt ins Haus steht.