Wie gebe ich das Format der Rechnungsnummer an?

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie in DA-QuickBill die Rechnungsnummer formatieren können und intial eine Startnummer definieren können für den Zähler der Rechnungen.

Das Format im Allgemeinen

Das Format von Rechnungsnummern kann relativ individuell gebildet werden. Oftmals ist dies abhängig davon, was sich bereits im Unternehmen etabliert hat. Vielfach wird ein Präfix aus ein bis drei Buchstaben vorangestellt, gefolgt von einem Trennzeichen und einer Zeitangabe, dies wiederum gefolgt von der eigentlichen Rechnungsnummer, dem Zähler.

Wichtig dabei ist immer, dass die einzelnen Rechnungsnummern immer eindeutig sind und nicht doppelt vergeben werden. Deswegen sollte der Zähler fortlaufend hochgezählt werden.

Präfix Trennzeichen Zeit Trennzeichen Nummer

Die vorgeschlagene Reihenfolge kann natürlich variiert werden und auch Teile weggelassen werden.

Bsp.: RE-2027-00471

Bei dem Beispiel handelt es sich um die 471ste Rechnung insgesamt. Die Erstellung der Rechnung erfolgte im Jahr 2027.

Es wird nicht empfohlen den Zähler jedes Jahr zurückzusetzen, da dadurch unter Umständen die Eindeutigkeit verloren gehen kann.

Präfix

Hier wird oft ein Buchstabenkürzel verwendet, was die Rechnung symbolisiert, wie RE oder INV (Invoice). Wenn man mehrere Arten von Rechnungen erstellt, kann man hier auch ein Unterscheidungsmerkmal verklausulieren. Zum Beispiel könnte man schreiben RE-B-… für Rechnungen aus einem Online-Buchungssystem und RE-C-… für Rechnungen „over the counter“.

Trennzeichen

Hier kann man typische Trennzeichen, wie den Bindestrich, Unterstrich o.ä. verwenden oder nach Bedarf auch weglassen.

Zeit

Bei den Zeitangaben werden meistens das Jahr und ggf. noch der Monat in die Rechnungsnummer integriert. So hat man gleich eine zeitliche Zuordnung, weiß, wann die Rechnung erstellt wurde und kann somit auch eine Zuordnung zum Geschäftsjahr treffen.

Rechnungsnummer/Zähler

dabei handelt es sich um eine eineindeutige Nummer, die über alle Rechnungen nur einmalig vergeben werden sollte. Die Nummer wird meistens in Einer-Schritten hochgezählt. Dabei kann die Nummer einzeln ausgegeben werden oder mit führenden Nullen.

Bildungsvorschift in DA-QuickBill einstellen

Um in DA-QuickBill das Format für die Ausgabe der Rechnungsnummer auf den Rechnungen zu definieren, öffnen Sie die Stammdaten über das Menü „Bearbeiten“ => „Stammdaten“ oder drücken Sie einfach die Taste F4. Voraussetzung ist, dass Sie eine Projektdatei geöffnet haben.
Gehen Sie dann in Abschnitt Rechnung => Rechnungsnummer. Dort befindet sich ein Textfeld in welchen die Bildungsvorschrift eingegeben wird.

Platzhalter

Platzhalter für die Rechnungsnummer

Der Platzhalter für die Rechnungsnummer wird mit #XXXX# angegeben. Die Anzahl der „X“ steht für die Anzahl der auszugebenden Stellen. Dabei werden noch nicht genutzte Stellen, wie oben beschrieben, mit führenden Nullen aufgefüllt. Das heißt, wenn der Zähler der Rechnungsnummer 24 ist, dann würde bei #XXXX# die Ausgabe als 0024 erfolgen und bei #XXX# die Ausgabe als 024 erfolgen.

Platzhalter fürs Jahr

Wenn die Jahreszahl in der Rechnungsnummer mit integriert werden soll, dann können Sie den Platzhalter #YYYY# für eine vierstellige Jahreszahl oder #YY# für eine zweistellige Jahreszahl verwenden.
Bei der Jahreszahl handelt es sich um das Jahr des Rechnungsdatum.
Wenn man also einen Platzhalter in der Form „RE-#YY#-#XXX#“ definiert hat, das Rechnungsdatum der 12.02.2025 und die Rechnungszähler 24 ist, dann sieht die Rechnungsnummer wie folgt aus: RE-25-024.

Platzhalter für Monat

Genauso wie das Jahr lässt sich auch der Monat als zweistelliger Zahlenwert in der Rechnungsnummer integrieren. Wenn man also einen Platzhalter in der Form „RE-#YY#-#MM#-#XXXX#“ definiert hat, das Rechnungsdatum der 12.02.2025 und die Rechnungszähler 24 ist, dann sieht die Rechnungsnummer wie folgt aus: RE-25-02-0024.

Startnummer einstellen

Ggf. haben Sie vorher mit anderen Rechnungstools und -programmen gearbeitet und wollen durch die Verwendung von DA-QuickBill nicht die laufende Nummerierung unterbrechen. Für diesen Fall können Sie einmalig beim Anlegen eines neuen Mandanten/Projekt eine Startnummer festlegen.

Dies ist dann der erste Zähler für die Rechnungsnummer der ersten Rechnung die Sie mit DA-QuickBill erstellen. Danach kann die Startnummer nicht mehr geändert werden. Sie sollten also die Startnummer festlegen bevor Sie die erste Rechnung erstellen. Ansonten beginnen alle Rechnungsnummern fortlaufend bei 1 an zu zählen.